勤怠管理でこのような
お悩みはありませんか？
毎月のシフト作成が面倒
集計作業に時間がかかる
不正打刻が発生している
このような悩みを解決するには、自社の勤務形態や
就業ルールに合った勤怠管理方法を選ぶ必要があります。
そこで･･･
2択の質問に答えるだけで、最適な勤怠管理方法が分かる
勤怠管理診断テストをご用意しました！
診断結果はいかがでしたか？
それぞれの勤怠管理方法の特徴をご紹介します
出勤簿
紙の出勤簿に、従業員が出退勤の時間や残業時間、休憩時間などを手書きで記入する方法です。紙と筆記用具があれば導入が可能なため、手軽に導入でき、初期費用も抑えることができます。
しかし、確認や集計作業に時間がかかる、紛失のリスクがあるといったデメリットも多くあります。すべてが自己申告になるため不正が発生しやすく、厚生労働省がガイドラインで定めている「適正な労働時間の把握」には適さない管理方法です。
「適正な労働時間の把握」に対応した勤怠管理方法を選ぶなら… 勤怠管理システム
※当社調べ
メリット
- 手軽に導入できる
- 初期費用が抑えられる
デメリット
- 確認や集計作業に手間がかかる
- 紛失のリスクがある
- 自己申告のため不正が起こりやすい
- 費用の目安
- 0円〜数百円程度（紙、筆記用具代）
表計算ソフト（Excelなど）
Excelなどの表計算ソフトに勤怠情報を入力する方法です。パソコンにインストールされているソフトや、無料のテンプレートを使用すれば費用をかけずに導入できます。
セルに関数を設定することで自動で集計ができますが、計算式のミスからトラブルにつながる可能性があるため、定期的な計算式の確認が必要になります。表計算ソフトへの入力は自己申告となるため不正が起こりやすく、出勤簿同様に厚生労働省が定める「適正な労働時間の把握」には適していないと言えます。
「適正な労働時間の把握」に対応した勤怠管理方法を選ぶなら… 勤怠管理システム
※当社調べ
メリット
- 手軽に導入できる
- 初期費用が抑えられる
- 計算式を設定すれば自動集計が可能
デメリット
- 定期的な計算式の確認が必要
- 自己申告のため不正が起こりやすい
- 費用の目安
- 0円〜2万円程度＋パソコンが必要
タイムカード
出退勤時間に、専用のタイムカードをタイムレコーダーに差し込んで打刻する方法です。タイムカードをタイムレコーダーに入れるだけで打刻できるため、手書きを手間と感じる方や、パソコン操作が苦手な方も簡単に打刻できます。
比較的安価で導入できますが、タイムレコーダーやタイムカード、印刷用インクなど運用にコストがかかります。タイムレコーダーがない場所では打刻できないため、テレワークや社外での勤怠管理には向いていません。
テレワークや社外での勤怠管理に対応した勤怠管理方法を選ぶなら… 勤怠管理システム
※当社調べ
メリット
- 比較的安価で導入できる
- 打刻が簡単
デメリット
- 確認や集計作業に手間がかかる
- テレワークや社外での勤怠管理に不向き
- 打刻ミスや不正が起こりやすい
- 費用の目安
- 1万円〜40万円程度（タイムレコーダー＋タイムカード・インク代等のランニングコストが発生）
勤怠管理システム
打刻から集計まで、一貫してシステムで勤怠を管理する方法です。ICカードや生体認証、パソコンやスマートフォンなど打刻方法が豊富で、就業ルールに則した勤怠管理が行いやすいです。勤怠情報は自動で集計されるため作業時間が短縮でき、不正の防止にも効果を発揮します。
システムを使用するため、他の勤怠管理方法と比べて導入時にある程度のコストと時間がかかります。また、従業員にシステムの設定や操作方法を説明する必要があります。
※当社調べ
メリット
- 打刻方法が豊富
- 集計作業の時間短縮が可能
- 不正打刻の防止に効果がある
デメリット
- 他の勤怠管理方法と比べて、導入時にコストと時間がかかる
- 費用の目安
- 0円〜100万円以上（契約プランにより変動）
勤怠管理のお悩み解決に
一番効果的な勤怠管理方法は？
勤怠管理のお悩み解決には
勤怠管理システムがもっとも効果的です。
勤怠管理に関しては、2019年に労働安全衛生法が改正され、
「客観的方法による労働時間の把握」が義務化されました。
これに対応している勤怠管理方法が勤怠管理システムです。
勤怠管理システムとは？
勤怠管理システムとは、打刻から集計まで勤怠管理に関する一連の業務を自動で行うシステムです。
大きく分けて、自社で独自にシステムを構築する「オンプレミス型」と、
インターネット上で提供されているシステムを利用する「クラウド型」の2種類があります。
オンプレミス型
オンプレミス型は、自社でサーバーを用意してシステムを運用する形式の勤怠管理方法です。カスタマイズの自由度が高く、就業ルールに合わせて細かいカスタマイズを実施したり、他社のソフトウェアとの連携も行いやすいです。
クラウド型に比べて、導入にかかる費用が非常に高額です。また、サーバーやシステムの準備が必要なため、導入まで時間がかかります。社員数1,000人以上、かつシステム構築の体制が整っている企業に向いています。
※当社調べ
メリット
- カスタマイズの自由度が高い
- 高度なセキュリティ環境が構築できる
デメリット
- 導入費用が高額で、導入に時間がかかる
- 運用管理を自社で行うため、知識のある技術者が必要
- サーバー保守やシステム改修など、ランニングコストがかかる
- 費用の目安
- 30万円〜100万円以上
クラウド型
インターネット上で提供されているシステムを使用して勤怠を管理します。
インターネットに接続できる環境があれば簡単に導入でき、初期費用も抑えることができます。サービス提供会社がバージョンアップを実施している場合、法改正にもスムーズな対応が可能です。
サービス提供会社のシステムを使用するため、オンプレミス型と比べてカスタマイズの自由度は低いですが、基本機能が充実していて柔軟な勤怠管理ができるため、あらゆる業種に適している勤怠管理方法だと言えます。
※当社調べ
メリット
- インターネット環境さえあれば導入が簡単
- 初期費用が抑えられる
- 法改正にスムーズに対応できる
デメリット
- オンプレミス型と比べて自由度が低い
- セキュリティ対策の確認が必要
- 費用の目安
- 0円〜（契約プランにより変動）
勤怠管理システムの豊富な打刻方法
勤怠管理システムの主なメリットの1つに「打刻方法の豊富さ」が挙げられます。
勤務形態や就業ルールに適した打刻方法を選ぶことで、柔軟な勤怠管理が可能になります。
サービスによっては、従業員ごとに打刻方法を変えたり、組み合わせて使用することもできます。
| 打刻方法 | 使用する端末 | 打刻手順 |
|---|---|---|
| 指紋認証 | 指紋リーダー、パソコン | 指で指紋リーダーにタッチする |
| 静脈認証 | 静脈リーダー、パソコン | 指や手のひらを静脈リーダーにかざす |
| 指ハイブリッド認証 | 指ハイブリッドリーダー、パソコン | 指をハイブリッドリーダーにかざす |
| ICカード | ICカード、ICカードリーダー、パソコン | ICカードをICリーダーにかざす |
| パソコン・タブレット | パソコン・タブレット | 専用サイトにログインして打刻 |
| スマートフォン | スマートフォン | 専用サイトにログインして打刻 |
| スマートフォンアプリ | スマートフォン | 専用アプリを開いて打刻 |
| バーコード | バーコードが印刷されたカード、 バーコードリーダー |
バーコードが印刷されたカードを バーコードリーダーにかざす |
| Bluetooth | パソコン・タブレット、スマートフォン | Bluetoothをオンにしてエリアを通過する |
| チャット | パソコン・タブレット、スマートフォン | チャットツールで投稿する |
| 通話 | 固定電話、携帯電話 | 指定の番号に電話をかける |
※サービスによっては取り扱いがない打刻方法もあります。
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