働き方改革には勤怠のシステム化が必須？

色々な「働き方改革」と「働き方改革関連法」

政府が定める働き方改革の方針は前述の通りですが、企業は具体的に何をすればよいのでしょう？皆様は「働き方改革」と聞いてどのような対策案を思い浮かべますか？

実施例は様々かと思います。よく聞くのはテレワークの導入やオフィスリノベーションによる「働き方の変革」。他には営業支援やコミュニケーションツールなどのシステム導入による「生産性の向上」などです。

しかし、それよりも先に対策すべきことがあります。法改正により新たに「義務」となった「働き方改革関連法」への適切な対応です。そして、それには『勤怠管理システム』の導入が最も適しているのです。

法改正の義務内容とそれに必要な対応は？

「働き方改革関連法」がどのようなものか、簡単にご紹介します。

下の表にある8つの項目は働き方改革関連法で新たに義務・努力義務として設定された項目を簡単に表にしたものです。※1　実は「働き方改革」という法律は存在しません。政府が提唱する働き方改革の理念に沿った形で改定された労働基準法などを総称して「働き方改革関連法」と呼んでいます。

これら新たに設けられた義務項目。特に気をつけていただきたいのが「時間外労働の上限規制」と「年次有給休暇の取得義務」です。なぜこの2つを上げたかと言うと、これらは違反した場合に罰則があるからです。※2　特に年次有給休暇5日取得義務は、かかる違反が労働者ごとに成立すると考えられます。もし対象者が10名だった場合、理論上では上限30万円×10人＝300万円の罰金の支払い義務が生じる可能性があります。

意図せず違反してしまった場合でも罰則対象になってしまうため、これらの項目は直ちに管理しやすい方法に変更することをお勧めしています。そこでお勧めしたいのがクラウド型の勤怠管理システムです。なぜかというと働き方改革関連法の多くの項目を、効率的かつ正確に管理できるようになるからです。
※1…詳細は厚生労働省発表の情報をご覧ください
※2…2019年の現時点では他の項目について、違反による罰則が設けられていません。しかしいずれも正しく理解し対応しておかないと、従業員からの訴訟などに発展する恐れもありますので、必ず詳細を確認し、正しく対応できる体制を整えてください。

時間外労働の上限規制

時間外労働の上限は、原則として月45時間・年360時間とし、臨時的な特別の事情がなければこれを超えることはできません。以前の労働法では36協定の締結があれば法律上は時間の上限規制がありませんでしたが、今後は法律で時間外労働の上限を定められることになります。

タイムカードなどの管理だと＞
締日まで従業員の労働時間がわからないため、結果的に残業時間が法律で定められた時間以上になってしまうケースが発生しやすくなります。

勤怠管理システムを導入すると　＞
勤務時間はリアルタイムで自動集計されるため、正確な時間把握が容易になります。また時間外労働の時間が規定の時間を超えるとアラートを出して、該当の従業員に指導を行えるようになります。

年次有給休暇5日取得義務

年次有給休暇付与日数が10日以上の全ての労働者に対し、毎年5日、年次有給休暇を確実に取得させる必要があります。

表計算やアナログな管理だと　＞
有給休暇の取得申請を紙やメールで依頼してもらうため手間がかかります。また、基準日管理が煩雑になり正しい休暇取得日数の把握漏れが発生する場合も。

勤怠管理システムを導入すると　＞
休暇日数がシステム上で管理できるため有給残日数・消化日数/消化率などを即座に調べることが可能です。また年次有給休暇の自動付与や振替休日の管理なども可能です。

時間管理

時間外労働の上限規制設定

時間外労働のリアルタイム集計

通常の勤務時間はもちろん、時間外勤務時間もリアルタイムで集計されるシステムを選択したほうがよいでしょう。クラウド型の勤怠管理システムの場合でも、翌日にならないと反映されないシステムもあるため注意して選定しましょう。

未打刻時の警告機能

いくら設定を完璧に行っても、従業員の勤怠記録（打刻記録）がなければ意味がありません。しかし突発的な外出などで通常と異なる出退勤をした場合、打刻をうっかり忘れてしまうケースはよくあるものです。そんなケースをフォローするために、打刻がされていなかった場合や出退勤のペアが揃っていない場合に警告できるシステムを選択すると良いでしょう。

年次有給休暇5日取得義務

まず休暇管理機能があることが大前提です。休暇管理機能がある場合は、休暇の取得回数を確認できるかどうか確認しましょう。対象期間前に有給休暇取得義務を果たしていない場合、警告表示などができると尚よいでしょう。（例：付与日から300日経過後、有給休暇を2日以上取得していなかった場合に警告を表示するなど）

「オプション」に注意！

タイムカード　/　出勤簿　/　表計算ソフト

⇒リアルタイム管理でないため、時間外労働の上限を超えてしまう可能性がある

⇒休暇管理は別途に必要になる

タイムカードや出勤簿、表計算ソフトで勤怠管理を行う場合、全従業員の勤怠情報をリアルタイムで把握することが困難です。そのため締日後、集計したときに上限規制時間を超えていることに初めて気が付く、というケースが想定されます。

また、自己申告記入制の出勤簿は「客観的管理の観点から外れる」と判断される場合があるため、あまり推奨されていないようです（管理方法による）。 更に休暇管理を別に行う必要があるため、手間がかかってしまいます。

そのため、タイムカード・出勤簿・表計算ソフトで勤怠を管理している企業様は、できるだけ早くの勤怠管理システム導入をお勧めします

簡易的な勤怠管理システム

　⇒機能不足の懸念（時間外労働の管理・アラート機能・休暇管理）

出退勤の時間を記録するだけの簡易的なシステムの場合、働き方改革に適した時間外労働時間の集計や休暇管理機能、アラート・警告機能などが足りない場合がほとんどです。そのため、働き方改革関連法に適応するには別管理が必要となってしまいます。更に休暇管理を別に行う必要があるため、手間がかかってしまいます。

現状ご利用のサービスが働き方改革関連法に適切に対応できるかどうかを確認し、もし対応に不安がある場合は他の勤怠管理システムを検討してみてもよいかもしれません。

法改正（義務）対応のためにシステムを導入しよう

いかがでしたでしょうか？「働き方改革」というワードが独り歩きしてしまい、企業が対応すべきこと（Must）と、したほうが良いこと（Better）が明確になっていないような印象があります。しかし優先的に対応すべきは、言わずもがな法改正された対応すべき諸々の項目です。

働き方改革関連法の対応に不安な企業様は、勤怠管理システムの導入をご検討してみてはいかがでしょうか？クラウド市場シェアNo.1勤怠管理システム「Touch On Time（タッチオンタイム）」は今回ご紹介した時間外労働の上限規制、年次有給休暇の取得義務、勤務間インターバル制度など、様々な設定に対応できるサービスです。ご興味のある方はTouch On Time（タッチオンタイム）公式Webサイトをご覧ください。

どのシステムを選べばいいの？最終的には無料トライアルを使い倒して！

クラウド型の勤怠管理システムはここ数年、増加傾向にあります。そのため、Web検索したり比較検討サイトを覗くとたくさんの勤怠管理システムが見つかり、どのシステムが自社に合っているのか迷ってしまうと思います。そこで、お勧めサービス選定方法をご紹介します。

まずは自社に合った勤怠管理システムがどういうものか知るために、「勤怠管理システムの選び方」を参考にし、比較サイトなどで候補となるサービスを5～10社程度に絞り込みましょう。一括資料請求などができる場合はそれを活用するのもよいと思います。

次に自社で使えそうなサービスを2～3社まで絞り込むため、メーカーWebサイトや資料請求などして料金や機能を比較しましょう。このとき、できるだけ具体的に必要機能などを挙げておくと導入に失敗しにくくなります。また「勤怠管理システム導入5つの失敗談」を参考にして選定するのもよいでしょう。

2～3社まで絞り込んだら、無料お試し期間に申込み、本番さながらのトライアルを行ってください。本当に自分の会社で使えるかどうか、働き方改革関連法に適切に対応できるかどうか、インターフェイスは使いやすいか、従業員は迷うことなく打刻や申請機能を使えるかどうか確認し、最終的に利用するサービスを決定しましょう。

本番さながらのトライアルを複数社行うのは少々面倒かもしれません。しかし自部署だけでなく会社全体で長く使い続けるサービスになると考えると、導入前にしっかりと確認しておいたほうが永く利用できるサービスと出会えることができるでしょう。

運用が安定すれば、大きな業務効率化に

勤怠管理システムは利用する従業員が多くなると導入が大変ですが、運用が波に乗ると大きな業務効率化に繋がります。業務効率化のため、法改正に正しく対応するため、勤怠管理システムを検討するのはいかがでしょうか？