アルバイト・パートの勤怠管理とは？システム導入のメリット・選び方も解説

勤怠管理とは

勤怠管理とは、従業員の始業・終業時刻、休憩、休日・休暇の取得状況などを正確に記録し、労働時間を管理することです。労働基準法や労働安全衛生法により、企業には労働時間を適正に把握する義務が定められています。そのため、勤怠管理は法令に則っておこなう必要があります。

さらに、従業員の健康管理や長時間労働の抑制、働き方改革の推進といった観点からも、企業の生産性向上に欠かせない重要な取り組みといえるでしょう。

アルバイト・パートの勤怠管理における課題

アルバイト・パートは勤務形態が多様であるため、勤怠管理において以下のような特有の課題があります。

シフトの作成・管理に時間がかかる

従業員の希望を聞き取り、日々の売上目標や適切な人員配置を考えながらシフトを組む作業は、多くの時間を要します。限られた人件費のなかで、能力別の時給まで考慮する必要があるため、業務はパズルのように複雑です。この煩雑な調整作業が、担当者の大きな負担となっています。

時給や勤務形態がバラバラで給与計算が煩雑

アルバイトは人によって時給が異なり、シフト制だと勤務形態も多様です。特に飲食店などでは日によって必要な労働力が変動するため、給与計算はより複雑になります。多店舗経営では各店舗から勤怠情報のデータがバラバラに届くこともあり、担当者が手作業で集計するのは非常に煩雑な業務です。

労働時間の正確な把握が難しい（打刻忘れ・不正打刻）

多店舗を展開している場合は管理者の目が届きにくく、労働時間の正確な把握は困難です。遅刻時に同僚に代理で打刻を頼むといった不正が横行し、管理者が気づかないケースも少なくありません。このような状況は、不要な人件費の発生だけでなく、従業員のモラルやモチベーションの低下にもつながります。

扶養内勤務の管理が大変

扶養内に収入を収めるには勤務調整が必須です。しかし、所得税や社会保険、配偶者控除など、考慮すべき制度は多岐にわたります。複数の「所得制限の壁」を常に意識しながら計画的にシフトを管理する必要があるため、従業員・管理者双方にとって大きな負担となっています。

アルバイト・パートの勤怠管理で重要な「法定三帳簿」

「法定三帳簿」といわれる「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」に加えて「年次有給休暇管理簿」は、労働基準法で作成・保存が義務付けられており、企業の規模や雇用形態を問わず必要です。以下で、それぞれの帳簿が持つ役割について解説します。

従業員の基本情報を管理する「労働者名簿」

労働者名簿は、従業員の基本情報を管理するため法律で作成が義務付けられた書類です。入社時に作成し、以下の必須項目を記載する必要があります。

• 氏名
• 住所
• 業務の種類
• 雇用年月日
• 履歴
• 生年月日
• 性別
• 退職年月日

従業員に記入を依頼する場合でも、店側で正確な情報の記載と確認が必要です。情報は都度更新し、退職後5年間（当面は3年）は保存します。

給与支払いの正しい根拠となる「賃金台帳」

賃金台帳は、従業員への給与支払情報を記録するための法定帳簿です。労働時間数や基本給、手当、控除額など法律で定められた項目を正確に記録し、従業員への支払額の計算根拠を明確にします。
毎月の作成・更新と、最後の記入日から5年間（当面は3年間）の保存が義務付けられています。

日々の労働時間を証明する「出勤簿」

出勤簿は、日々の労働時間を客観的に証明するための重要な書類です。従業員ごとに出退社時刻、労働時間、時間外・休日・深夜労働の時間数などを記録し、適正な労働時間の管理に役立ちます。
タイムカードなどと連携すると効率的で、作成後は5年間（当分の間は3年間）の保存が義務付けられています。

有給休暇の取得状況を管理する「年次有給休暇管理簿」

年次有給休暇管理簿は、2019年の労働基準法改正で義務化された「年5日の有給休暇取得」を確実に管理するための帳簿です。従業員ごとに、有給休暇を付与した「基準日」、与えた「日数」、実際に「取得した日付」を記録します。

参考：労働者を雇用したら帳簿などを整えましょう ｜厚生労働省

アルバイト・パートの勤怠管理方法のおもな種類

勤怠管理の方法は、昔ながらのアナログな手法から最新のデジタルツールまでさまざまです。ここでは、おもな4つの方法を紹介します。

タイムカード

従業員が出勤・休憩時に打刻することで勤怠状況を自動集計する仕組みです。カードを機器に差し込むだけで記録できる手軽さがメリットですが、本人以外でも打刻できるため、代理打刻による労働時間の水増しといった不正が発生しやすい点がデメリットとして挙げられます。

出勤管理表（用紙）

従業員が出退勤時刻などを手書きし、責任者が押印して管理する方法です。紙とペンがあれば始められるため低コストですが、記入や集計に手間がかかる点がデメリットです。
なお、自己申告による管理には、厚生労働省のガイドラインで定められた適正な措置を講じる必要があります。

参考：使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

Excel（表計算ソフト）

出退勤時刻を入力すれば、関数を用いて労働時間を自動計算できるため、集計の手間を大幅に削減できるのがメリットです。一方で、タイムカードよりデータの改ざんが容易なため、修正時にコメントを残すなど不正を防ぐルール作りが重要になります。自己申告制による管理となる点にも留意が必要です。

関連記事：Excelで勤怠管理をする方法は？メリットや注意点について解説

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、スマートフォンやパソコン生体認証（顔・指紋）、ICカードなどを使って出退勤の打刻をおこない、そのデータを自動で集計・管理できるツールです。紙やエクセルでの手作業と比べて、集計や確認の手間を大幅に削減できるのが特徴です。

また、勤怠データはリアルタイムで確認できるため、残業時間や有給休暇の管理もスムーズになります。さらに、給与計算ソフトと連携できるシステムであれば、月末の給与計算業務も効率化が可能です。労働時間の上限管理や法令遵守にも役立ち、コンプライアンス強化にもつながります。

導入にあたっては初期費用や月額料金が発生しますが、近年はリーズナブルなサービスも登場しており、業種や規模を問わず導入しやすくなっています。

アルバイト・パート向け勤怠管理システムの選び方

自社に最適な勤怠管理システムを選ぶ上で、特に重要な3つのポイントについて解説します。

給与計算ソフトなど既存システムと連携できるか

給与計算ソフトなど、既存システムとの連携可否は重要です。連携できれば、勤怠データなどが自動で共有され、給与計算の業務を自動化できます。
また、手入力の手間を省き、入力ミスなどのヒューマンエラーを防止することで、業務の効率化と正確性の向上につながります。

全従業員にとって使いやすいか

システムは管理者だけでなく、全従業員が直感的に使えるかが重要です。特にアルバイトスタッフなどが頻繁に利用するシフト提出では、希望日の入力しやすさや操作に迷わないかなど、ITに不慣れな人でも簡単に使いこなせるかを確認しましょう。

多様な勤務形態に対応できるか

勤怠管理システムを選定する際は、多様な勤務形態への対応力が重要です。アルバイトやパートは、シフト制で出勤日時が毎週異なったり、曜日固定で勤務したりと働き方がさまざまです。こうした個々の働き方に合わせて柔軟に設定できるシステムを導入することで、複雑な勤怠管理の手間を大幅に削減し、業務効率化を実現できます。

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勤怠管理システムのおすすめ26選｜導入メリットや選び方を解説

まとめ

アルバイト・パートの勤怠管理は、勤務形態の多様化により複雑化しています。そこで、勤怠管理システムを活用すれば、シフト作成や給与計算の効率化、法令遵守が実現可能です。

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