そもそもクラウドサービスって？

クラウドサービスは、サーバー上で構築された「サービス」をインターネット接続を介して、「多くの他者と共有して使用するサービス」です。

そのため、セキュリティ面に不安をもたれる方は多く、クラウドサービスの導入見送り理由として上位にあがるのが「セキュリティ面が不安」という声です。 その認識は間違いではありません。クラウドサービスを利用する前に、利用しようとしているサービスのセキュリティレベルについて確認するのがよいでしょう。それには、闇雲に「セキュリティ対策はどうなっているのか？」と確認するのではなく、ポイントを抑えて確認することが大切です。総務省からは下記の項目を確認するように推奨されています。

クラウドサービス事業者が行うべき主要な情報セキュリティ対策

引用：総務省「クラウドサービスを利用する際の情報セキュリティ対策」より

多くのユーザーが使用している稼働実績

まず大きなメリットとしてあげられるのは、既に多くのユーザーが利用している稼働実績がある点です。

というのも「勤怠管理システム」は、利用者が多岐にわたるため、全員が使いやすいシステムを作るのが難しいのです。

例えば、会計システムであれば、基本的には経理部が使いやすいシステムを選択すれば問題ありません。顧客管理システムなら営業部が使いやすい、便利なシステムを選べばよいでしょう。

しかし、勤怠管理システムはそうもいきません。使用する立場が、打刻をする「利用者」、承認を行う「管理者」、最終的に取りまとめを行う「人事・総務部」という、3つの立場が登場するため、それら全員が使える仕組みである必要があります。それには、システムだけでなくタイムレコーダーのことも考慮する必要あるため、勤怠管理システムの構築は難しいと考えられているのです。

そのため、既にそれなりの評判のあるクラウドサービスは、これら３つの立場で問題なく使用できるシステムだと考えられます。

システムアップデートが無料で行われる

大抵の場合、クラウドサービスは定期的にシステムアップデートが行われます。その費用は運営会社がサービス向上のために行われることが多いので、基本的に利用者が追加で費用を支払うことはありません。

逆に、パッケージ版や自社開発型（オンプレ型）の場合は、勝手にシステムアップデートはされません。 パッケージ版の場合、多くの場合は追加パッケージを購入する必要がでてきます。 自社開発型の場合は、「システム改修」の名目で追加のシステム開発を依頼することになります。

ここでネックになるのが、『法改正』です。

使い勝手が悪いくらいならシステムアップデートの必要なし、と考えていても、法改正の場合は対応せざるをえません。
このような場合、クラウド型のサービスなら通常のシステムアップデートと同様に「法改正対応」が実施されますが、 パッケージ版・自社開発型の場合はそうもいかず、追加の購入・システム改修を行うことになり、結果的にコストが割高になることはままあるようです。

導入前に「お試し」できる

前述のとおり、クラウドサービスは既に完成品があり、それを「利用」するものです。そのため、多くのクラウドサービスでは、期間や機能に制限をかけた上で、実際に稼働しているクラウドサービスを「お試し」することができるのです。

システム導入を検討する際に、必要要件などをまとめた「要件定義書」を作成して、ある程度サービスを絞りこんだら、次は必ず「無料お試し」を実施してください。要件定義書では見えてこなかった意外な「穴」が見つかったりします。

特に、企業独自の就業ルールが存在する勤怠を管理するシステムでは、無料お試しは必須です。しっかりと実運用さながらのお試し体験をオススメします。

タッチオンタイムでも、30日間の無料お試し期間を設けていますので、ぜひご検討ください。
タッチオンタイム30日間無料お試し　申込みフォーム

なお、サービスによっては無料お試し後に解約申請しないと自動課金されるようなビジネスモデルもありますので、事前に無料お試し終了後のことも調べておきましょう。