タイムカードの集計で残業続きになっていませんか？ 勤怠管理システム導入で、勤怠管理の負担を軽減！

タイムカードを使用する上での弊害とは

人事部や総務部は、タイムカードの集計以外にも通常の業務を多く抱えています。しかし、月初になると総出で集計作業に追われることになるため通常の業務が滞る、あるいは、通常の業務を日中行い集計作業はその後に行わなければいけないといった状況に陥りがちです。そのため、集計作業発生時には人事部や総務部の残業が発生することは珍しいことではありません。また、タイムカードの集計は手作業で行われるためミスが発生しやすく、ミスの防止やフォローのために余計な人的リソースが割かれることもあります。

また、集計したあとのタイムカードの保管も問題です。タイムカードは3年間保管しておかなければいけないのですが、すべての従業員のタイムカードを3年間分保管しておくとなると、保管場所も必要です。この場所の確保・管理もしなければいけません。

このように、タイムカードを使った勤怠管理は、人事部や総務部に大きな負担をかけています。その結果、人手不足を招いたり、業務の効率化に対する妨げとなったりすることがあります。タイムカードの集計作業にかかる負担を軽減し、効率的に集計するためには、どんな方法があるのでしょうか。

タイムカードの集計にかかる負担軽減に役立つのが、勤怠管理システムの導入です。勤怠管理システムは、従来のアナログのタイムカードではなく、ICカードや生体認証、パソコンやスマートフォンなどのデジタルな手段を使用して打刻し、出勤時間と退勤時間を記録します。

勤怠管理システムのメリット

出勤・退勤時間の記録はもちろん、勤務時間の集計も自動で行われるため、人事部や総務部に集計作業の負担がかかることもなく、人の手による集計ミスも発生しません。

勤怠管理システムを導入すれば、月初を迎えても、人事部や総務部などの担当者は煩雑な集計作業を行う必要がなく、本来の業務に集中できるようになります。そのため、残業の削減にも役立つでしょう。また、物理的なタイムカードがなくなるため、その保管場所の確保・管理も不要になり、コストカットにつながります。

勤怠管理システムの導入により人事部や総務部の負担を軽減することができれば、会社全体の人員配置の見直しもできるようになります。場合によっては、人事部や総務部の人員を見直し、より適性のあるほかの部署や、会社として増員したい部署に配置し直すことも可能でしょう。
一人ひとりの社員の適性に合わせて、あるいは会社の方向性に合わせて効率的に人員配置することができれば、会社全体の業務効率もアップします。

勤怠管理システムは、タイムカードの集計にかかる負担を軽減し効率化を実現するだけではありません。ほかにも大きく2つ、業務を効率化するのに役立つ機能があります。

勤怠管理システムで効率化できることの2つ

ひとつめは、予実管理機能です。勤怠管理システムは、勤怠状況を毎日自動的に集計します。そのため、従来は締め日になるまでわからなかった勤怠状況を月ごとはもちろん、週ごと、日ごとと細かく、いつでも確認することが可能です。残業が多くなっていないか、人件費が多くなりすぎていないかをこまめにチェックできるので、予実管理が簡単かつ効率的に行えるようになります。

ふたつめは、給与システムとのデータ連携機能です。勤怠管理システムには、給与システムと相性がよくデータの共有を簡単にできるという特徴があります。データの入力が簡単にできる上に、なかには、給与システムとデータを連携して使うことができるものもあります。データ連携が可能なシステムを導入すれば、月初、勤怠管理データを確定させればすぐに給与計算もできるため、給与計算を行う経理部門の負担も軽減できます。

人事部や総務部の負担を軽減し、残業を減らすのに効果的な勤怠管理システムは、導入と活用次第で会社全体の効率や生産性アップにつなげられるシステムです。せっかく導入するのであれば、どのような活用法があるかも意識して選びたいものです。