勤怠管理と給与計算のシステムを連携させるメリットとは？
勤怠管理システム
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給与の正確な計算には勤怠情報が欠かせません。給与をシステム化している企業は多いようですが、勤怠をシステム化している企業はまだそれほど多くないようです。さらに給与システムと勤怠管理システムを連携している企業はまだまだ少ないようです。この２つのシステムは連携をすると大きな業務効率を生むことをご存じでしょうか？そこで今回は勤怠管理システムと給与計算システムを連携させるメリットをご紹介します。
従来のタイムレコーダーによる勤怠管理は手間の連続
従来、勤怠管理はタイムレコーダーとタイムカードを使って行われていました。しかしこの方法だと、集計時にタイムカードを集め抜けやミスがないかチェックした上で、従業員一人ひとりの労働時間／残業時間／休日出勤をまとめる作業が発生します。
まとめたあとは全員分の異なる基本給や時給をもとにして給与を計算しなければいけません。
この集計と計算作業は非常に煩雑で手間がかかるため、毎月締め日後はタイムカードのチェック／集計／給与計算に人事総務部の社員の手が取られ残業続きになることもしばしばです。
勤怠管理と給与計算のシステム連携で手間を大幅に削減
このタイムカードの集計と給与計算の負担を軽減するのに役立つのが、勤怠管理システムにある「連携機能」です。「タッチオンタイム」を例に、どうして負担が軽くなるのかについてご説明します。
就業規則に合わせ、勤務時間を自動的に分類！
タイムカードを集計する場合は、単純にその日の労働時間だけを見ればいいというものではありません。
勤務時間はもちろん、残業時間や深夜残業にあたるのはどの時間帯か、休日出勤とみなされる日はどの日なのかなど、就業規則に合わせてそれぞれの勤務時間を分類し、集計しなければいけません。
さらにフレックスや裁量労働、みなし残業などの勤務体制を導入している場合は、それぞれの制度に基づいた加算が必要なケースもあるでしょう。これをすべて正確に集計するのは、かなりの負担です。
しかしタッチオンタイムでは、あらかじめこれらの労働時間に関する項目を登録することができます。登録しておけばあとは自動的に勤務時間が分類されるため、手間なく簡単正確に勤務時間を集計することができます。
MFクラウド、勘定奉行、弥生給与など、主要な給与計算システムとデータ連携！
勤怠データを集計したあとには給与計算を行います。現在は、給与計算は専用の給与計算システムを使っているところがほとんどでしょう。せっかく勤怠データを自動でまとめることができても、給与計算システムへの入力が手作業になってしまっては、ミスの原因となってしまいます。
タッチオンタイムの場合、以下に挙げるような給与計算システムとデータを連携できるので、給与計算の負担を大幅に軽減できます。
- MFクラウド給与（クラウド型会計システム）
- 給与奉行（勘定奉行のOBC）
- 弥生給与、やよいの給与計算など（弥生）
- JDL IBEX給与など（JDL）
- TKCのFXシリーズ
- PCA会計
上記の他でもCSV形式でのデータ読み込みに対応していれば連係は可能です。
自動で勤務時間を集計しそのデータを給与計算システムと連携させることで、タイムカードの集計と給与計算にかける時間や手間を大幅に短縮できます。タッチオンタイムなどの勤怠管理システムには、このように、従来のタイムカード式の勤怠管理にはない大きなメリットがあるのです。
簡単データ連携で正確な勤怠＆給与管理が実現
データの連携方法は大きく2つあります。CSVを使う方法と、クラウド上でデータを連携させる方法です。
CSVを使ってのデータ出力・取り込みで簡単に！
タッチオンタイムの場合、集計した勤怠管理データはCSVを使って出力できます。まず勤怠管理データをCSVで出力し、そのデータを給与計算システムに取りこみます。あとは給与計算システムが自動で給与を算出してくれます。
CSVを使ったデータ連携は操作も難しくないため、給与計算にかかる負担を大幅に軽減できます。また、ほとんどすべての給与計算システムに対応できるというメリットもあります。
しかしCSVで出力する、出力したデータを給与計算システムに取り込むという作業にかかる手間はどうしても残ります。また、CSVでのデータ連携は、CSVでデータ出力してから給与計算システムに取り込む間に、改ざんが可能であるというリスクもあります。
クラウド上でのデータ連携なら、ワンクリックですべてが完了
そこでおすすめなのが、クラウド型のシステムであることを最大限に活かし、クラウド上でデータを連携する方法です。
タッチオンタイムでは、クラウド型のオンライン会計ソフトMFクラウド給与とのデータ連携が可能です。データ連携の方法は、「タッチオンタイム」サイト内から「外部サービス連携」をお申込みいただき、設定をしていただくだけ。あとはワンクリックで連携が可能です。
タッチオンタイムとMFクラウド給与のデータ連携について、詳しくはこちらもご確認ください。
このように、タッチオンタイムはCSVデータの出力だけでなく、MFクラウド給与との自動データ連携が可能です。煩雑な給与計算を社会保険労務士などにアウトソーシングしている企業は多いものですが、この方法を活用することで、より簡単に、そして正確に自社内で勤怠管理と給与計算を行えます。この機会に、コストカットにも直結する勤怠管理と給与システムの連携を検討されてみてはいかがでしょうか。
