夜勤対応の勤怠管理システムの選び方｜勤怠管理の注意点やおすすめ製品も紹介

労働基準法における夜勤（夜間勤務）の定義とは？

夜勤とは、文字通り「夜間の勤務」を指す言葉です。しかし、この場合の「夜間」に明確な定義はなく、労働基準法においても夜勤を規定する条文はありません。

ただし、労働基準法では深夜労働と割増賃金について、「22時から翌5時までの労働に対しては、25%以上の割増賃金を支払わなければならない」と定めています。

夜勤の勤怠管理についての基礎知識

ここからは、夜勤の勤怠管理について知っておきたい知識を解説します。

夜勤の労働時間と賃金の計算方法

夜勤のうち、前述の深夜労働に該当する部分については、25%以上の割増賃金が必要です。例として、以下のようなケースを考えてみましょう。

• 通常の賃金：1時間1,500円
• 24時始業、翌8時終業

この場合、24時から翌5時までの労働には割増賃金が適用されますが、翌5時から8時までの労働には通常の賃金を支給します。割増率を25%とすると、計算結果は次の通りです。

夜勤における出勤日数の考え方

夜勤では、労働時間中に日付をまたぐケースが多くあります。例として、以下のようなケースを考えてみましょう。

• 始業時刻：6月1日 22時
• 終業時刻：6月2日 6時

この場合は勤務が1日・2日の2日間にまたがっていますが、出勤日数は「1日」として数える決まりです。始業時刻を起点として考えるため、この場合は6月2日に働いた分についても、6月1日の勤務に含まれます。

夜勤における休日の考え方

労働基準法では、使用者は労働者に対して少なくとも週1回の休日を与えなければならないと定められています。これを「法定休日」といい、夜勤をする従業員に対しては、夜勤明けとは別の日を休日としなければなりません。

ただし、三交代制で一定の要件を満たす場合など、一部例外となるケースもあります。

深夜労働に関する制限

従業員に深夜労働をさせる際は、労働関連法規による制限に注意しましょう。深夜労働は日中の労働に比べて心身に負担がかかりやすいため、さまざまな制限が設けられています。例えば労働基準法では、満18歳未満の年少者を深夜に労働させてはいけないと定められています。

また、妊娠中の従業員や、育児・介護中で一定条件を満たす従業員は、深夜労働の免除を請求することが可能です。そして、使用者はこの請求を拒否することができません。

夜勤の勤怠管理方法

夜勤の勤怠を管理する方法としては、以下の4パターンが考えられます。

手書きの出勤簿

紙の出勤簿を用意し、従業員に出退勤時間を手書きで記入してもらう方法です。手軽な方法ですが、記入漏れや紛失などのリスクがあり、労働時間の集計にも手間がかかります。

また、厚生労働省のガイドラインでは、自己申告制の勤怠管理を原則認めていません。やむを得ず自己申告制とする場合は、特別な措置が必要です。
参照：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

エクセル

エクセルで出勤簿を作成し、従業員に出退勤時間を入力してもらう方法です。関数やマクロを使用すれば出勤日数や労働時間を自動集計できるため、担当者の負担が軽減されます。

ただし、手書きの出勤簿と同じく自己申告制なので、厚生労働省のガイドライン上は推奨されていません。

タイムレコーダー

出退勤時刻になったらタイムレコーダーへカードを差し込むことで、それぞれの時刻を記録する方法です。タイムレコーダーがそのときの時刻を自動で記録するので、記入ミスを防ぐことができます。カードを差し込むだけなので、使い方が分かりやすい点もメリットです。

勤怠管理システム

勤怠管理のためのシステムを導入する方法です。パソコンやスマートフォン、ICカードなど多様な方法での打刻に対応した製品も多く、従業員の正確な勤怠情報を収集できます。

ほかにも位置情報機能やシフト時間の登録機能、残業時間のアラート機能など、さまざまな機能を活用できる点が魅力です。

夜勤対応の勤怠管理システムを活用するメリット

ここからは、夜勤対応の勤怠管理システムを導入するメリットについて、さらに詳しく解説します。

勤怠管理・給与計算業務を効率化できる

勤怠管理システムは、従業員の打刻データからそれぞれの労働時間を自動的に集計してくれます。また、製品によっては給与計算システムとの連携も可能です。労働時間の集計から給与計算までを自動化できれば、業務効率を大きく向上させられるでしょう。手作業での集計と比べて人的ミスのリスクも少なく、割増賃金なども正確に支給できます。

シフト管理の負担が軽減される

勤怠管理システムのなかには、シフト管理機能が搭載されている製品も少なくありません。日勤・夜勤が混在するシフト体制は複雑になりがちですが、勤怠管理システムを活用すればシフトの作成・調整業務の負担が軽減されます。

労働関連法規を遵守できる

労働者の労働時間や休日などに関しては、労働基準法をはじめとした法律により厳しいルールが設けられています。勤怠管理システムを導入すれば、法定労働や時間外労働、法定休日などを適切に管理でき、労働関連法規に準拠した勤怠管理を実現できます。

製品によっては、法律で定められた労働時間を超過しそうな従業員に警告を出すことも可能です。

夜勤対応の勤怠管理システムを選ぶ際の比較ポイント

夜勤対応の勤怠管理システムを比較検討する際は、次の6つのポイントをチェックするとよいでしょう。

導入形態

勤怠管理システムの導入形態は、大きく分けると「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類です。また、オンプレミス型には、既製品を自社のパソコンにインストールする「インストール型」と、自社でゼロから開発する「カスタマイズ型」があります。

一方、クラウド型はインターネットを介して利用するタイプのサービスで、自社でサーバーを準備する必要はありません。それぞれのメリット・デメリットを理解し、自社に適した導入形態を選ぶことが大切です。

料金

料金を比較する際は、安さにばかり目を奪われず、費用対効果を検討することが大切です。その製品の導入により、当初の目的を達成できるかどうかを重視しましょう。

なお、クラウド型は導入費用は無料が主流です。その代わり、1人あたり200〜400円程度の月額料金が発生します。

機能

勤怠管理システムの機能は、製品によって異なります。打刻機能や有給申請機能などの一般的なものはもちろん、自社にとって便利な機能が搭載された製品を選びましょう。

例えば、夜勤の勤怠管理においては、日またぎ勤務の管理機能があると便利です。夜間から翌朝にかけて日付をまたぐ労働も、1勤務としてカウントできます。

使いやすさ

勤怠管理システムは従業員に使ってもらえなければ意味がないので、操作性も重要なポイントです。トライアルが可能であれば、実際の製品を操作して、使いやすさをチェックするとよいでしょう。また、従業員のITリテラシーを考慮することも大切です。

法改正への対応

労働関連法規はしばしば改正されるので、システム側で法改正に対応したアップデートが可能か確認すると安心です。なお、なかには一部の業界に対するもののみ法改正がなされることもあるため、システム側できちんと対応してくれるかどうかチェックしておきましょう。

通常、クラウド型の勤怠管理システムは自動でアップデートされる場合が一般的です。

サポートの充実度

サポート体制が充実しているサービスを選べば、運用開始後のトラブルにも迅速に対応してもらえます。その際、サポートの内容や対応可能時間、追加料金の有無についても確認しておきましょう。

また、導入時のサポート体制の有無もポイントです。導入時に担当者が伴走してくれるサービスなら、システムのスムーズな導入を実現しやすくなります。

夜勤対応の勤怠管理システムおすすめ5選

ここからは、夜勤に対応しているおすすめの勤怠管理システムを紹介します。

タッチオンタイム

「タッチオンタイム」は、市場シェアNo.1※のクラウド型勤怠管理システムです。パソコンやスマートフォン、生体認証やICカードなどさまざまな打刻方法に対応し、あらゆる働き方にフィットする打刻方法を取り揃えています。

シフトの作成・管理やスケジュール管理の機能も備えており、三交代勤務やフレックスタイム制などの勤務形態にも柔軟に対応可能です。また、市場のほとんどの給与ソフトと連携が可能です。
※2023年 富士キメラ総研調べ 勤怠管理SaaS市場 利用ID数
タッチオンタイム（Touch On Time）

キンタイミライ

「キンタイミライ」は、多くの大企業に選ばれている大規模法人向け勤怠管理システムです。カードをかざすだけのiPad打刻や、残業・休憩などの各種申請機能、シフト管理など、便利な機能が充実しています。

また、カスタマイズ性の高さも魅力のひとつです。自社固有の手当や残業時間の予測など、ニーズに合わせたシステムを実現できます。
キンタイミライ

ジンジャー勤怠

「ジンジャー勤怠」は、多様な働き方や就業規則に対応したクラウド型勤怠管理システムです。自社の就業規則に合わせて、集計方法を柔軟に設定できます。夜勤など、打刻区分ごとの集計にも対応しており、給与計算の正確性を高められます。

また、同シリーズの「ジンジャー給与」と連携すれば、給与計算を自動化することも可能です。
ジンジャー勤怠

ジョブカン勤怠管理

「ジョブカン勤怠管理」には勤怠管理に役立つ機能が取り揃えられており、そのなかから必要な機能だけを組み合わせて利用することもできます。希望シフトの反映やシフトパターンによるシフト表の自動作成など、便利な機能も豊富です。

30日間の無料トライアルを行っているため、実際の使用感をしっかり試してから導入を検討できます。
ジョブカン勤怠管理

HRMOS（ハーモス）勤怠

「HRMOS（ハーモス）勤怠」は、1人あたり月額100円（税抜）からと、ローコストで利用できる勤怠管理システムです。特に、利用人数が30人以下であれば無料で利用できるので、費用を抑えたい中小企業におすすめです。

勤怠管理だけでなく、シフト調整や届出申請ワークフローなど多様な機能をリーズナブルに利用できます。
HRMOS（ハーモス）勤怠

まとめ

夜勤の勤怠管理は複雑になりやすいため、勤怠管理システムで効率化を図ることをおすすめします。人的ミスが軽減されることで、労働関連法規を遵守した勤怠管理を実現しやすくなる点もメリットです。

夜勤対応の勤怠管理システムをお探しなら、ぜひタッチオンタイムをご検討ください。タッチオンタイムは、市場シェアNo.1※の勤怠管理システムです。1社に1人の専属スタッフがシステムの導入・運用をサポートします。電話サポートは追加費用なしでご利用いただけるので、万が一のときも安心です。タッチオンタイムに関する詳しい情報をお求めの場合は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
※2023年 富士キメラ総研調べ 勤怠管理SaaS市場 利用ID数