勤怠管理システムをシフト管理にも活用。勤務実態の可視化で生産性アップ
勤怠管理システム
タッチオンタイムの紹介
勤怠管理システムの多くはシフト管理機能も持ち合わせているものが少なくありません。そこで今回は勤怠管理システムをシフト管理にも活用した例をご紹介します。
目次
シフト管理と勤怠管理を同じシステムで行って効率化！
工場や飲食店などでは、シフト勤務制を採用している企業も多いでしょう。そういった企業の管理部門にとって、シフト管理をいかに効率的に行うかは大きな課題です。
業務量に合った人員を確保し、各従業員の労働時間や人件費を適切な範囲に抑えることに頭を悩ませている担当者も多いのではないでしょうか。
そのような場合、シフト管理システムの導入が効果的ですが、特におすすめしたいのは、シフトと勤怠の両方を同一のシステムで管理する方法です。シフト管理は人員配置の「予定」を、勤怠管理は人員配置の「結果」を示します。この両者を同一のシステムで行えば、予定と結果を簡単に比較することができるからです。
勤怠の実態を可視化し現状を把握、そして予定を組んでいくのです。
シフトを組むだけではなく、 実際の勤怠状況と比較することに意義がある
人員配置の予実管理によって、要員計画の改善点を明確化できます。ある曜日のある時間帯は、いつも３名出勤のシフトなのに、あとから人員が追加されていることが多い。あるいは、いつも残業になっている。こういった場合「そもそも３名では回っていない」と考えることができます。
このように、配置した人員数は適正だったか、労働時間は長過ぎなかったか、人件費は実際にどれくらいかかったか、といった点を確認すれば、人員配置やシフト管理における問題点を洗い出して改善策を立て、よりよいシフト管理を行えるようになります。
そもそも人手不足であれば、その対策を考えることもできます。つまり、シフト管理と勤怠管理を同一のシステムで行ってその結果を比較することは、人員計画についてのPDCAサイクル実施に役立ち、業務全体の効率化や生産性アップ、現場の負担軽減などに直結するのです。
『タッチオンタイム』なら直観的な操作でシフト管理も簡単
勤怠管理システム『タッチオンタイム』には、日ごと、週ごと、月ごとのシフト作成が簡単にできるシフト管理機能が標準搭載されています。画面は直感的にわかるようになっていて、マウス操作で簡単に行えるため、パソコンが苦手な人やパソコンの操作に慣れていない人でもすぐに使いこなせます。シフト作成の操作も簡単なので、小売店や飲食店などの忙しい現場でもシフト作成担当者の負担を軽減できます。
多彩なシフトパターンに対応
『タッチオンタイム』に搭載されているシフト管理機能には、ほかにも便利な機能があります。たとえば、早番、遅番、夜勤などのシフト勤務のパターンが決まっている事業者であれば、シフトパターン登録機能が役に立つでしょう。シフトパターンは何通りでも自由に作成し登録できるので、細かなシフトパターンを持つ事業者に最適です。また、この機能はフレックス勤務制やみなし勤務制を採用している企業、法人にも役立ちます。
適切な人員を配置できているか、簡単に管理
飲食店など曜日や時間帯によって必要な人員数が異なる事業者には、曜日・時間ごとにシフト定員の目標値を設定できる機能が便利です。目標値と勤務予定者の差異がひと目でわかるので、該当の曜日・時間に必要人員をちゃんと配置できたかを簡単に確認できます。『タッチオンタイム』の機能を活用すれば、シフト作成およびシフト管理が正確かつスムーズに行えるのです。
シフトと実際の勤怠状況を比較して生産性アップ
『タッチオンタイム』の予実管理画面では、作成したシフトを元に、労働時間と人件費の概算、日次・週次・月次の実際の労働時間と人件費の概算、それぞれの予実の差異をひとつの表で一覧できます。これにより、従業員の労働時間は適切か、人件費がどれくらいかかったのか、人手不足の部署がないか、生産性が落ちている部署がないかなどを把握しやすくなります。
たとえば、作成したシフト通りに人員を配置していても残業が多い部署があれば、人員が足りない、あるいは業務量が過剰であることが予測できます。該当部署にヒアリングを行って人員の配置や業務内容を見直せば、より効率的に業務ができるようになり、生産性もアップすることでしょう。
このように勤怠の実態を数値化して業務の現状を把握することで予定も組みやすくなります。まずは今の状況を把握するところから始めていきましょう。
