詳しく知りたい！労働基準監督署の抜き打ち調査とはどんなもの？

定期監督

最も一般的な調査が定期監督です。多くの調査はこの定期監督に該当します。事務所管轄の労働基準監督署が任意で事業所を選択したうえで、事前に調査日程を連絡し行うことがほとんど。あらかじめ定められた監督計画に従って毎月行われる調査です。また、まれに突然事業所に訪問してくるケースや、資料を持参して監督署へ呼び出されるケースもあります。

申告監督

会社に在籍中の従業員または退職者より、残業代の未払いや不当解雇等の通報が寄せられた際、その内容および真偽を確認することを目的とした調査です。申告監督の場合は、申告者を保護するため労働基準監督署は申告監督であることを予告せず調査に訪れます。

災害時監督

一定規模より大きな労働災害が発生した際に、その災害の実態を確認することを目的として行われる調査です。

再監督

上記3つの調査で違反があったり、過去に是正勧告を受けた事業所が、指定の期日までに「是正報告書」を提出しなかった場合に行う調査です。この是正報告書は「改善報告書」とも呼ばれています。また、事業所の対応が悪質である、是正報告書の内容に問題があると判断された場合にも、この再監督が行われます。

上記4つのケースはどれも事前に予告がある場合もあれば、予告なしに抜き打ちで行われることもあります。必ず事前に予告があると言い切れない以上、日ごろからの対策・準備が必要です。

まず、臨検は基本的に拒否することができないということを覚えておきましょう。労働基準監督署は労働基準法第101条に基づき、事業所の臨検を行う権限を持っています。担当者が不在の場合は、その旨を正直に伝えておけば、調査の日を改めてくれる場合もありますが、基本的に調査を拒否できません。

続いて対応方法の説明に移ります。実際に調査が始まると、様々な帳簿を広げてチェックするようになります。そのため、ある程度のスペースが確保できる広い部屋を準備しておく必要があります。調査に立ち会うときは、その場にふさわしい服装と真摯な態度が重要です。細かいと思う方もいらっしゃるでしょうが、それだけでも印象が異なります。

また、根拠もなく抵抗すると監督官に悪い印象を与えてしまうため、是正勧告や指導票が出された場合は、冷静に根拠や理由を確認し、何を正すべきか聞きましょう。具体的にどのような対応を行うのがベストなのか、アドバイスを受けておくことがおすすめです。

抜き打ちの調査でも焦らずに対処するには、日ごろから法定帳簿を整理しておくことが重要です。タイムカード、賃金に関するさまざまな書類、労働者名簿など、人事労務管理に関連する法定帳簿は法令で定められています。さらに、労働基準監督官の調査を受ける際に必ずこの法定帳簿の提出が必要です。そのときに、これらの資料がどこにあるかわからない、きちんと整理されていない場合、監督官に悪い印象を与えてしまいます。

また、申告監督が入る会社の背景として、従業員とのコミュニケーションの不足が挙げられ、在職時に会社に訴えることができなかったことを退職後に労働基準監督署に主張する場合もあります。日ごろから、社内でのコミュニケーションをしっかりと取っておくことも対策のひとつです。

また、労働基準監督署からの是正勧告内容として最も多いのが「労働時間」に関する違反です。原則として、労働時間は休憩時間を除いて、1週で40時間、1日で8時間を超えて労働させてはいけません。特に、長時間労働は過労死に繋がる可能性などがあり労働基準監督署も重点項目として取り締まっています。

なので、労働時間に関する違反防止策として、従業員の適正な労働時間を把握することが必要になります。そのツールとして、勤怠管理システムの導入も一つの手段です。勤怠管理システムは、自己申告で記録するよりも、客観性が高いうえに、詳細な時間まで管理できます。/p>

ここ数年では、オンラインで打刻可能で集計作業を自動計算してくれる勤怠管理システムも増えてきました。これらのツールを活用し、労働時間を効率的かつ正確に把握していくことも、労働基準監督署の調査への対策に重要です。