タイムカードの打刻忘れ防止術・押し忘れ時の対応とは？

打刻を忘れてしまう理由

1．打刻が習慣化されていない

1つ目は、打刻が習慣化されていないということです。出勤をしたら打刻し、退勤をするときに打刻するという習慣がないと、ついつい打刻を忘れてしまうということが起こりやすくなるでしょう。

2．打刻に手間がかかるタイムレコーダーである

2つ目は、打刻に手間がかかるタイムレコーダーであるということです。例えば、打刻完了までいくつかステップがあったり、処理完了までに時間がかかるということが挙げられます。こうした状況であると、毎回の打刻が面倒になり怠ってしまう原因になります。

3．タイムレコーダーの設置場所が悪い

タイムレコーダーの設置場所が悪い場合も打刻忘れの原因になってしまいます。部屋の端に設置されている場合は従業員が打刻を忘れて、業務に取り掛かりやすかったり、退勤の打刻を忘れがちになってしまいます。

声掛けで打刻忘れを防止する方法

従業員も人間なので気をつけていても忘れることはあります。そこで、タイムカードの押し忘れがないか、周りの社員同士で打刻の声掛けをする環境を整えてみましょう。例えば、部署単位で担当者を決めて打刻管理責任者とすることは効果的でしょう。

社内に貼り紙

オフィスの入り口やロッカー、デスクの目につきやすいところなどに「必ず打刻すること！」など、少し強めのメッセージを書いて貼る方法も有効です。しかし、時間が経つと慣れてしまうこともあるので、定期的に文章やデザインを変えるなどの対策が必要となります。

従業員が簡単に打刻できる方法を使う

先ほど紹介したように、打刻をするのに面倒なことが必要な場合、打刻忘れが起こる原因となります。 そこで、従業員が簡単に利用できる方法やタイムレコーダーを利用することでこの原因を解消することができます。 例えば、ICカードなどをタイムレコーダーにかざすだけのタイムレコーダーを導入することで、打刻の手間は随分楽になります。

より打刻がしやすい仕組みや環境にしたい場合、スマホ打刻に対応したシステムを使うのがお勧めです。営業マンや直行直帰が多いスタッフでも正確に打刻をすることができます。

タイムレコーダーを出入り口に設置する

タイムレコーダーが事業所や会社の業務スペースにあると、打刻忘れをしてしまう可能性があります。出勤をしてそのまま業務スペースに行ってしまったり、業務を終えてそのまま退勤をしてしまうということが起こりえます。

そのため、事業所や会社の出入り口にタイムレコーダーを設置することで打刻忘れを大きく抑止できます。 従業員は出勤時・退勤時ともに絶対に出入り口を通ります。そこにタイムレコーダーを設置すれば、打刻忘れを大幅に減らすことができるでしょう。

打刻忘れが起きたときの対応

打刻忘れが起きたときは、早めに訂正作業を行いましょう。打刻忘れがあると給与計算ができなかったり、正確な打刻時間を失念したりするリスクがあるためです。

打刻忘れがあったからといって、基本的には従業員の給料を減額にはできません。そのため、給料の計算を行う人や勤怠管理の責任者は、打刻忘れを見つけたら早めに本人に確認して訂正申請を促しましょう。合わせて「次回からは注意してください」と再発防止を呼びかけましょう。

なお、就業規則に打刻忘れは減給とする旨を記載していた場合、労働基準法91条を上限に減給が認められています。

（制裁規定の制限）

第九十一条　就業規則で、労働者に対して減給の制裁を定める場合においては、その減給は、一回の額が平均賃金の一日分の半額を超え、総額が一賃金支払期における賃金の総額の十分の一を超えてはならない。

引用元：e-Gov法令検索

就業規則に打刻忘れは減給とする旨を記載していた場合、従業員に周知しておかなければ、従業員とのトラブルの原因になるリスクがあるので、気をつけましょう。

なお、実際に出勤している従業員に対して、打刻忘れを理由に欠勤することは、労働基準法24条で禁止されているので、就業規則で規定しても認められません。

勤怠管理システム導入による打刻忘れ防止のメリット

適正な給与計算や労働管理をするうえで、勤怠打刻は重要な役割を担っています。その重要性は、雇用する側とされる側の双方にあり、給料の計算間違いや不正打刻などさまざまなトラブルを避けるためにも打刻忘れは無くさなくてはいけません。

従業員の打刻忘れがなくなることには、労働時間・残業時間の締めにかかる時間や給与計算にかかる時間を削減できるというメリットがあります。そのために、システムを変えてしまうのもひとつの方法です。

その1つであるタイムカードでの打刻方法は、出退勤が明確にわかる一方で、打刻ミスや集計の手間、直行直帰をする人がタイムカードを押せないという点を見逃すことができません。このような理由から、クラウド型の勤怠管理システムを導入し、ICカードや指紋認証、スマホのアプリなどで管理を行う企業が増えているようです。

打刻忘れを防止すると同時にコストを削減できるという点が、勤怠管理システム導入のメリットといえます。そして、現在社会的に拡大している労働問題解消・変形労働制導入などの働き方改革をいずれ導入するのであれば、一緒に解決することができます。同時に、働き方改革で上限規制が設けられた時間外労働の管理や有給休暇取得回数の管理などもできるようになるとよいですね。

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そこで、市場シェアNo.1のクラウド型勤怠管理システム「タッチオンタイム」についてご紹介します。

選べるタイムレコーダーの種類

タッチオンタイムでは、さまざまなシーンで利用できる便利なタイムレコーダーがいくつかあります。

数ある勤怠管理システムの中から自社に合ったものを見つけるのは大変かもしれませんが、従業員にとって使いやすい打刻方法を取り扱っているシステムを選定するとよいでしょう。

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