残業を減らすには？成功事例12 選！残業削減の目的とメリット、 効果的な方法についても紹介

残業時間で上司の評価を得たい

ひとつが、残業時間で上司の評価を得たいからということです。内閣府が調査したワークライフバランスに関する意識調査によると、残業するのが当たり前で、定時で帰る人のほうが悪い印象があるという声が多く聞かれました。家庭の事情なども影響して、家に居づらいと感じることが残業の理由となっているケースもあります。これらは業種に限らず、日本の社会全体に根付いている風潮が大きな要因と考えられています。

仕事を抱え込んでしまう・分担できない

仕事の分担ができないことで残業が多くなることもあります。優秀な社員にだけ仕事が集中していて、他に仕事を任せられないのが大きな要因です。中小企業に多くあるケースですが、教育システムを確立し社員全体の能力を底上げすることで解決することもあります。優秀な社員に仕事が集中しないよう、サポートできる人材もしくは優秀な社員と同等の人材を育成する仕組みを作ることがポイントです。

残業代が欲しい

さらに意外と多いのが、残業代欲しさに残業に取り組んでいる人です。基本給が安いために残業代で生活費を稼がざるを得ないという人も一定数存在しています。

クライアントの要望に振り回される

クライアントの都合に振り回されたり、コロコロと変わる上司の指示に合わせて残業が必要になったりと、その場の状況によって残業が必要になることもあります。

サラリーマンが残業をしてしまう理由を紹介いたしましたが、ここからは残業を日本人の国民性という観点から説明いたします。

仕事内容が明確に決まっていない

日本の会社においては、仕事内容が明確でないことが多いでです。例えば、総務部から営業部に異動するということが挙げられます。

欧米のように決まった職種の中で仕事内容が限定されているわけではないため、専門性よりもいろいろな仕事に対処できる能力が求められるようになっています。 また一つの仕事を何人かで分担して行うということがあるため、自分の仕事の範囲が明確ではないという状況になっています。

参考：「なぜ、日本人は残業時間が多いのか」

顧客満足度を必要以上に重要視してしまう

顧客満足度100％を目指す日本人の性格も欧米人と違い残業が多くなる点です。欧米企業の多くは、100％ではなく、90％を目指したサービスや商品作りをしています。日本人の元々の性格や風土などによるものも大きく影響していると考えられています。

残業を事前に申請するルールを作る

残業が増えてしまっている会社の多くは、従業員に残業の判断を委ねてしまっていることが少なくありません。従業員も自分でコントロールができるため、残業へのハードルが低くなり、結果として残業が増えてしまうということが起こってしまいます。

そのため、残業を事前に申請するルールを設けると良いでしょう。残業が必要な場合は、いつ、どのくらいの時間、なぜ残業をするのかの管理職への申請と承認を義務付けます。

これにより、管理職への申請という以前よりもハードルを与えることで残業をしにくくする効果があるでしょう。

ノー残業デーをルール化する

残業できるという環境があるだけで、定時までに終わらなかった仕事を残業に回すということが起こるのではないでしょうか。そこで、導入すべきなのが「ノー残業デー」です。例えば週１回、残業をしてはいけない日を作ることで、仕事を定時までに終わらせようという効果が期待できます。

大事なのは、会社全体のルールとすることです。ルールにせず、従業員の例外を認めてしまうとそこからルールが甘くなってしまいます。仕事が残っていても、しっかりとルールを守ってもらう必要があります。

残業を把握できるようにする

労働時間の申告を自己申告にしてしまうことで、実際よりも少ない労働時間に見せるということが十分に考えられます。また、人事担当者は従業員がどのくらいの時間働いているのか、残業は誰がどれくらいしているのかを把握しておく必要があります。

おすすめとしては労働時間の明確化です。勤怠管理をパソコンやスマートフォン・タブレットを利用したシステムを利用することで、残業をしている人の数やその時間を確認することができます。

そのシステムで得たデータを残業時間の長い従業員の上司への注意喚起に使うこともできます。勤怠管理システムを導入することで、それまで見えていなかった残業時間を可視化することができます。

これまでみなし残業にしていた企業が明確に残業時間を計ると、残業代が正確に分かり支払額が増えてしまうと思われる方もいらっしゃるでしょう。

しかし、残業代の未払いは労働基準法の違反になるだけでなく、従業員からのリークにより発覚した場合、社会的信用を失うことやより多くの残業代を請求されかねません。払うべき残業代を隠ぺいするのではなく、残業時間を減らすことで残業代を削減する方法を考えましょう。

勤怠管理システムを導入する

勤怠管理システムを導入することで、労働時間が可視化できるため、業務改善をしやすくなります。

勤怠管理システムによっては、リアルタイムで勤務集計をしてくれるので、勤怠状況をしやすいです。

「今月はあと何時間しか労働できないから、業務内容を改善しよう」「部下の○○さんは、今月はあと10時間しか残業ができない」と上司も部下も労働時間を意識して業務を行えます。

残業時間の削減を実現させた他社は、どのような対策を取っているのでしょうか。

現場の工夫で残業が減った事例

まずは現場の社員同士の工夫や職場環境の工夫で残業が減った事例をご紹介します。

1. ビッグローブ株式会社
2. 株式会社クラシコム
3. SCSK株式会社
4. カルビー株式会社
5. 認定NPO法人　フローレンス
6. リクルートエージェント

1.ビッグローブ株式会社

「ビッグローブ株式会社」では、社員が朝のミーティング時間にその日の退社時間を宣言していました。

現在では、「アジャイル開発」という仕事の進め方を採用しており、個人の一週間の業務計画を所属チームが把握し、チーム内で声をかけあって早く帰る日や残業する日などを決めています。

労働時間の削減だけが目的ではなく、バランスのとれた仕事になるよう自らがコントロールすることで働き方改革を行なっているそうです。

2.株式会社クラシコム

「株式会社クラシコム」は、会社を立ち上げ以来定時の18時退社を目標に掲げてきました。

就業時間の中でいかに効率よく仕事を進めることができるかを社員が考え実行することによって、2006年の設立以来、社員が率先して定時退社するほか、残業している社員には声をかけるという社風を整えています。

3.SCSK株式会社

「SCSK株式会社」では健康経営をモットーに長時間労働の削減に取り組んでいます。社員自身に仕事のあり方を考える機会を与え、帰り時間を掲示したり、立ち会議を導入したり工夫して、残業を減らす努力をしました。

また、残業しなくても残業代がインセンティブとして支払われるというユニークな取り組みもあります。残業が減ったことで増収増益となり、社員のストレスによるメンタルヘルスも改善されました。

4.カルビー株式会社

「カルビー株式会社」では、残業時間の削減を含めた働き改革を推進しています。トップが率先して社員に早い退社を促すほか、社内のインテリアもガラス張りにしたり、社員が座る席をある一定の時間ごとに変えたりしてあえて落ち着かない環境にしています。

成果を上げられれば出社や退社時間にはこだわらないというトップの決断は、社員にとって不要な作業をなくし仕事のスピードと効率を上げることに成功しました。

5.認定NPO法人　フローレンス

小規模保育事業や障害児保育事業を展開する「認定NPO法人 フローレンス」のシステム部門では、業務の一部を外部のクラウドサービスなどに委託することにより、残業時間の削減に取り組んでいます。

また、社員一人ひとりが業務時間内に最大限のパフォーマンスを行うことで残業をしないという意識を高め、一日の平均残業時間を30分以内に収めています。

6.リクルートエージェント

従業員の労働時間を集計して、他の従業員が見られるように掲示する取り組みが行われています。全体に掲示することでどれくらい居残りをさせられているかを自覚し、恥ずかしいという雰囲気を作り出しています。

会社の制度によって残業が減った事例

1. トリンプ・インターナショナル
2. 伊藤忠商事
3. 株式会社富士通ワイエフシー
4. 株式会社カヤック
5. ニッセイ情報テクノロジー株式会社
6. ピコナ

1.トリンプ・インターナショナル

「トリンプ・インターナショナル」は、1990年代に就任した当時の代表取締役が「ノー残業デー」を含めたスピードと効率を重視した様々な施策を取り入れ、19年連続の増収増益を達成しました。

当時の社長退任後も残業しないという社風は残っており、残業をした場合上司と社員が反省会を開いています。

2.伊藤忠商事

「伊藤忠商事」は単純な残業時間の削減から、効率的な働き方の実現のための社員の意識改革を推進する方向へと見直しを図りました。

2013年より、深夜勤務を禁止、20時から22時までの勤務も原則禁止とし、勤務が必要になる場合は事前申請をすることとしています。代わりに朝5時から8時までの早朝勤務を推奨し、深夜勤務と同様の割り増し賃金を支給することで、導入後3年で導入前は約30％あった20時以降の残業が約5%まで減りました。

3.株式会社富士通ワイエフシー

「株式会社富士通ワイエフシー」では、2010年より全社員が在宅勤務できるようになり残業時間の削減を実現させました。在宅勤務する上では、セキュリティとルールを明確化することによって、在宅でも深夜まで仕事をしないという工夫もされています。

4.株式会社カヤック

手当をサイコロの目で決めるなど、ユニークな社内制度を生み出している「株式会社カヤック」では、週に一度19時に強制的に消灯するという取り組みがされています。

5.ニッセイ情報テクノロジー株式会社

残業が減った企業ランキングで上位を獲得した「ニッセイ情報テクノロジー株式会社」には、週一度の18時退社と月一度の有給休暇取得という二つのルールがあります。社員の意識には残業しない日を作ると言うことがしっかりと芽生えています。

6.ピコナ

3DのCGを用いたアニメーションプロダクションであるピコナではユニークな方法で削減に成功しています。

21時以降の残業には1ヶ月に7枚使える残業チケットが必要になる制度というものです。従業員が残業チケットを使用する時にはシステム上で社長に申請し、使用理由を明確にする必要があるのです。そこで社長が必要と判断した残業が承認されて、はじめて残業が可能という方法です。残業できる機会が制限され、結果的にピコナは残業削減に成功しました。

それぞれ企業の残業削減事例をご紹介しました。それぞれ、「現場での工夫」を促す方法と「会社の制度として業務時間の制限」というカタチがあるようですね。現場の工夫と管理側の制度作りという二通りの方法がありますが、社風によっても有効な手段が異なります。しかし、もっとも大切なことは管理側と現場社員がともに協力しながら残業削減に向けて取り組んでいくことが大切です。

厚生労働省が時間外労働を減らす努力をする企業向けにまとめた「時間外労働削減の好事例集」から、効果が見られた残業対策をご紹介します。

• 残業の事前申請制度導入
• 業務ローテーションの採用
• 顧客を巻き込み業務改善

残業の事前申請制度導入

社員が残業を行なう場合に管理職に事前申請をします。管理職は申請と社員の生産計画を参照し、残業が適正であるかどうかを確認し、承認するか否かを決定します。事前申請制度によって業務内容や量、時間の管理がされるようになり、社員は業務の効率化を図るようになりました。

業務ローテーションの採用

ひとりの社員に作業が集中しないよう、社員全員がさまざまな業務をこなすことができるようローテーション制にします。その結果、社員同士がサポートし合い業務が平準化され、長時間労働の削減が期待できます。

顧客を巻き込み業務改善

自社コストを削減することは顧客への費用請求も削減が可能になるという理由から、やりとりする書類を統一化したり、内容の確認に要する時間を削減したりする提案を行ないます。双方の業務効率化や平準化により残業時間の削減を図ります。