勤怠管理の手法とその必要性、人事担当なら知っておきたいそもそも勤怠とはどういう意味か？

「勤怠」の意味、「勤怠管理」とは何か？

勤怠とは、「出勤と欠勤」のことで、従業員の出勤状況を示す言葉です。また、それを管理することを「勤怠管理」といいます。

勤怠管理の登場と普及

勤怠管理の歴史を紐解いてみると、日本で勤怠が管理されるようになったのは江戸時代からという説があります。当時は当然ながら、すべて手書きのアナログスタイルでした。

そして、手書き勤怠管理の転機となるタイムレコーダーは、1871年にアメリカで誕生しました。日本にタイムレコーダーが入ってきたのはだいぶ後のことになります。やがて日本にもタイムレコーダーが導入され、多くの工場などで利用されるようになりました。

日本の勤怠管理事情

皆様ご存知の通り、日本には高度成長期の時代がありました。戦争が終わったあとの焼け野原から、日本人は必死に働いて日本経済をうるおいあるものへと変えていく時代です。その頃は企業や工場の新規設立が多くなり、当然のことながら労働人口も多くなりつつあったことでしょう。この時代は日本でもタイムレコーダーが活躍していました。

タイムカードには従業員の氏名の記載があり、出勤と退社時にはタイムレコーダーに用紙を差し込み、印字しての管理体制です。手書きの勤怠管理よりは正確で簡単に管理できるとはいえ、この先の集計作業は手作業になるため、当時の総務人事経理部はかなり負担がかかっていた時代でもあります。

集計作業による大変な労力は、その後のデジタル化によって解消をされることとなりました。コンピューターと連動する仕組みのタイムレコーダーや勤怠管理システムの登場により、勤務時間の自動集計が可能となりました。最近では、ただ勤怠を管理するだけではなく、その会社の就業ルール・変形労働制などに合わせて残業時間の算出ができるシステム、有給休暇の申請・管理、ワークフロー機能、シフト管理機能、給与ソフト連携機能、生体認証打刻、多言語対応など、多岐にわたる機能が揃った勤怠管理システムが数多く登場しています。

勤怠管理はなぜ必要なのか？

コンプライアンス遵守のために必要、という考え方も間違いではありませんが、もっと根本に立ち返ってみます。

そもそも労働基準法の第一章には「労働条件は、労働者が人たるに値する生活を営むための必要を充たすべきものでなければならない。」と記されています。また、他の項では「賃金は労働した日もしくは時間によって算出される」とあります。ここからわかるように、勤怠管理は労働者が労働に対する対価（賃金）を正当に得るため、そして健康的に生活を営むために、労働量を可視化するためのもの、と要約できるのではないかと思います。

さらに、これまで従業員の勤怠状況の管理について、明確に記載されていませんでしたが、働き方改革により2019年4月に労働安全衛生法が改正され、従業員の勤怠状況を把握することが義務付けられました。これにより、従業員の勤怠管理を把握することが必須となりました。

勤怠管理の手法とメリット・デメリット

厚生労働省が平成29年1月20日に策定した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、勤怠管理の手法について、下記のように記されています。

始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法

使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として次のいず れかの方法によること。 

 

ア 使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。 

イ タイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録などの客観的な記録を基礎 として確認し、適正に記録すること。

労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン（平成29年１月20日策定）

勤怠管理には、さまざまな手法があり、それぞれにメリット・デメリットがあります。ここでは代表的な勤怠管理方法であるタイムカード（タイムレコーダー）、エクセル管理、勤怠管理システムについて簡単に紹介します。

1. タイムカード（タイムレコーダー）

タイムカードによる勤怠管理は、従業員が自分でタイムカードに打刻するだけとシンプルで、導入にもあまりコストがかかりません。ですが、打刻漏れや不正打刻のリスクや集計作業や管理に手間がかかるなど、アナログゆえにおこるデメリットも多くあります。詳しくは、「勤怠管理システムってどれだけ便利？タイムカードと勤怠管理システムの比較」の記事で、タイムカードによる勤怠管理について説明しています。

また働き方改革関連法で義務化とされた時間外労働の上限規制に正しく対応するにはタイムカードによる勤怠管理は不向きです。そのため、昨今タイムカードによる勤怠管理はあまり推奨されていないようです。

2. エクセル管理

エクセルによる勤怠管理は、エクセルを使える環境さえあれば、打刻するレコーダーや備品などは必要ないため、手軽に導入ができます。また、無料のエクセルテンプレートも多くあるため、作成も簡単です。ですが、法改正により『従業員の労働時間の「客観的な把握」が使用者の義務』が明記され、自己申告制により始業・終業時刻の確認及び記録を行う場合の措置について、記されています。

エクセル管理は、「自己申告制」に当たると考えられ、勤怠管理をするうえでいくつかの注意が必要です。詳しくは「エクセルの無料テンプレートで簡単に効率よく勤怠管理をしよう」の記事で、エクセル管理について説明しています。エクセル管理における注意点についても詳しく説明していますので、ご確認ください。

3. 勤怠管理システム

勤怠管理システムは、3つの中でもっとも働き方改革による法改正に対応した管理方法です。有給管理や従業員の労働時間・残業時間の正確な把握、テレワーク・在宅勤務、フレックス出社の対応など、リアルタイムで就業状況を確認することができるため、安心です。

また、面倒な勤務集計作業はシステムが自動で行ってくれるため、リアルタイムで正確な労働時間を把握できます。ただし、サービスによって費用が大きく異なりますので、勤怠管理システムの導入には慎重に対応することが必要となります。

勤怠管理システムの導入の検討

日本では長時間労働による過労死が幾度となく問題となり、解決策の１つとして「働き方改革」が誕生しました。これにより、企業はこれまで曖昧な管理でもなんとかなっていた、従業員の労働時間・有給休暇の取得などに対して厳格な管理を求められるようになりました。しかもただ管理するだけではなく、労働時間が基準を超えそうならば働きすぎないように、有給休暇が取れていないのならば休暇を取るよう指導する必要があるのです。

これだけ聞いてしまうと企業にとっては面倒な法改正のように思えます。しかし働きすぎによる慢性的な疲労は脳機能の低下を招き、作業効率の低下に繋がると言われています。逆に適度な休暇やリフレッシュは生産性を向上させるという検証結果もあり、一概に面倒な法改正とは言い切れないのです。

この法改正の是非さておき、働き方改革関連法は2019年4月より順次施行開始しています。法改正に正しく対応するためには、タイムカードやエクセルによる勤怠管理は不向きのため、勤怠管理システムを導入する企業が非常に増えています。
また、フレックス勤務や時差出勤勤務、テレワーク・在宅勤務などの多様な勤務形態に対応するためにも勤怠管理システムを導入する企業は多いようです。

もし勤怠管理をタイムカードやエクセルなどで行っている場合は、これを機にシステム化を検討してみてはいかがでしょうか？

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まだ、タイムカードやエクセル管理などで勤怠管理をしているのなら、この機会に、勤怠管理システムの導入を検討してみることをおすすめします。まずは、30日間の無料トライアルで、勤怠管理システムを体験してみてはいかがでしょうか？